Wie veranstaltet man eine Digital-Konferenz?

Ein Teil meiner Arbeit besteht daraus, dass ich ziemlich häufig bei Branchenevents und Kongressen bin – und ich äußere in meiner Berichterstattung und auf anderen Kanälen, wie ich die Veranstaltung fand. Da ist es nur fair, wenn ich ein paar Tipps gebe, wie man bei mir gut ankommt. Keine Bange: Es geht nicht um Programmatik und Frauenanteil, sondern um einige Basis-Anforderungen.

Einladung

Die E-Mail ist das Mittel der Wahl. Bitte teilt in den ersten drei Sätzen genau mit, wann und wo das Event stattfindet. Merke: Nicht jeder wohnt in Berlin oder München – die Städtenamen gehören dazu. Die Einladung sollte mich mindestens zwei Wochen vorher erreichen und auch einen Einblick bieten, worum es wirklich geht. Wenn die Konkurrenzveranstaltung die gleichen 12 Buzzwords um sich wirft, warum sollte ich zu Deiner Veranstaltung kommen? Wesentlich sind detailgenaue Infos zur Anfahrt mit ÖPNV und Auto und die Information, ob ein Event aufgezeichnet oder gar gestreamt wird.

Programm

Die Porträtfotos der Speaker sind toll – aber würde ich jeden kennen, wäre es ein Familientreffen und kein Kongress. Schreibt bei jedem Speaker dazu, wieso er eingeladen wurde und zu welchem Thema er spricht. Wenn seine Qualifikation in erster Linie aus einem Firmenposten besteht, sollte die Beschreibung unmissverständlich klar machen, warum der Vortrag keine plumpe Werbung ist. Kennzeichnet, welche Vorträge gestreamt werden.

Veranstaltungsort

Wer will, dass über seine Veranstaltung berichtet wird, sollte den Berichtenden einen Arbeitsplatz bieten. Tische für zumindest einen Teil der Zuhörer sind schön, flexible Sitzplätze in der Nähe von Steckdosen sind elementar. Es ist mir unbegreiflich wie zum Beispiel die Köln-Messe heute noch Kongresse veranstaltet, bei denen für das Publikum keinerlei Stromversorgung vorgesehen ist. Falls sich kein geeigneter Veranstaltungssaal findet: Führt Mehrfachsteckdosen von der Veranstaltungstechnik in den Raum.

Vernetzung

WLAN, WLAN, WLAN. Am liebsten ohne 12stellige Passwörter oder zweiseitige Einlog-Anleitungen. Wenn ein Hashtag vorgegeben wird, dann haltet ihn kurz und eindeutig. #messexyz2015 ist zu lang, #messe ist zu kurz.

Verpflegung

Leicht, aber bitte keine Brezel. Ein nahrhafter Eintopf minimiert das Besteckproblem und erlaubt Menschen beim Essen zusammenzustehen. Fast immer ein Fehler sind 0,2-Liter-Flaschen mit Getränken. Um sich über acht Stunden hydriert zu halten, muss man sechs Mal Nachschub holen. Besser: Gläser, in die man sich selbst Wasser einschenken kann. Frisches Obst ist nicht nur Dekoration, sondern eine beliebte Alternative zum krümelnden und fetten Kuchen. Kaffee ist Standard, aber bitte denkt auch an die Milch. Echte Milch, nicht diese Kaffeesahnepäckchen.

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